COMUNICACIÓN INTERNA: es la que hace funcionar a la
institución y se relaciona directamente con la realización del trabajo de todos
los integrantes. Busca la identificación del personal con la filosofía de la
organización y su compromiso con los objetivos organizacionales. Es decir
promueve la cultura organizacional y la productividad.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
El intercambio de información diaria dentro de un
contexto empresarial es la materia prima con la que las personas interactúan
para lograr un alto nivel de productividad en función de la calidad de los
datos y la eficiencia en la forma de comunicarlos.
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Cuando esta materia prima tiene relevancia,
calidad y límites temporales de uso, además de restricciones de acceso y una
fuerte carga de simbolismo asociado a su utilización, es posible otorgar al
proceso comunicacional un carácter de intercambio real. La información de
calidad enriquece y beneficia a la empresa, sobre todo cuando se convierte en
conocimiento que dominan los integrantes de la organización. Esa capacidad de
aprender, de asimilar y crear se nutre con los flujos de información básicos:
el entorno o ambiente, la circulación de mensajes en y a través de las
estructuras de la organización, y la forma de expresarse hacia el entorno comunitario
y de competencia en que se desenvuelve la empresa como entidad corporativa.
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La información es uno de los principales recursos
de la empresa, materializados y distribuidos a través de todos los medios y
sistemas determinados por los integrantes de la organización. Además, dada su
misión de revelar alternativas y reducir incertidumbre, para varios autores la
comunicación vista como recurso no es patrimonio de las personas ni de los
departamentos que la generan o manipulan, por el contrario, constituye un
factor de la economía de la organización en su conjunto.
Las estructuras y normatividad impuestas a los
procesos comunicacionales pueden establecer la sencillez o complejidad de los
mecanismos por donde fluye la información, su uso y restricciones dentro de un
esquema básico de funcionalidad de la empresa, incidiendo con mayor o menor
intensidad en el logro de los objetivos de productividad. Por ello, es
necesario conocer cuáles son los tipos de comunicación que se gestan al
interior de las instituciones, sumando a esto la identificación precisa del
papel que juega la probable manipulación de los datos e información en un
ámbito más amplio de comunicación interna.
Las etapas que recorre son determinadas por el
intercambio entre voceros y audiencias, entre las intenciones y extensiones de
su influencia y sus capacidades para incidir en mayor o menor medida durante el
proceso de comunicar.
Por lo tanto el emisor intenta cumplir con lo que
deberá decir, lo que sabe decir, lo que piensa decir o que realmente dice.
Mientras que el receptor piensa o decodifica lo que
percibe, lo que comprende, lo que cree y admite, lo que recuerda, lo que dirá y
hará.
La información debe fluir en la empresa sin ningún
obstáculo, libre de estancamientos; esta es la forma más adecuada para sacarle
provecho. Analice: ¿Qué tan importante es la información para su empresa?
¿Saber es poder? ¿Conviene que todos los miembros de la organización sepan lo
que sucede con la compañía, cuáles son sus retos, cuáles sus oportunidades?
COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA
Las relaciones humanas en cualquier contexto tienen
como soporte básico la comunicación. Si facilitamos los mecanismos para que se
produzca en forma abierta y horizontal, es decir con igualdad de oportunidades
de expresión en todos los niveles de la estructura de la organización, será
posible dar un paso importante dentro de las actividades diarias del mundo
empresarial.
La comunicación interna se vincula con todas las
actividades encaminadas a obtener un resultado adecuado a los intereses de la
empresa como producto de las relaciones humanas, utilizando medios que al mismo
tiempo faciliten un flujo eficiente de la información, logren la integración de
los grupos de trabajo hacia una meta común y motiven a cada miembro de la
organización a efectuar su tarea en la mejor forma para dar cumplimiento a los
objetivos de la compañía.
En ella podemos definir los elementos del proceso de la
siguiente manera:
·
Emisor
·
Medio
·
Mensaje
·
Receptor
·
Retroalimentación
Entre mayor
cantidad de roles sea posible intercambiar como emisor y receptor, los
resultados de su dinámica podrán obtener un consenso, siempre que exista la
posibilidad de compartir códigos comunes, se parta de realidades similares y
las ideas de las personas estén orientadas al logro de la comprensión mutua.
EFECTOS DE UNA MALA COMUNICACIÓN INTERNA
Según Carlos Ongallo, cuando desatendemos los efectos
de la comunicación interna en nuestras empresas, corremos el riesgo de que los
colaboradores manifiesten:
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- Desapego hacia la organización, dando lugar a
una carencia de motivación y de participación del empleado, origina una
disminución en la productividad unitaria y una insatisfacción personal.
- Falta de especificación de funciones y cometidos, lo que distorsiona las relaciones entre las distintas unidades orgánicas, causa conflictos y fomenta la denominada "patología funcional". - Desconocimiento de los avances tecnológicos, la consecuencia directa es el desaprovechamiento del potencial humano de la empresa, que se va quedando técnicamente atrasada. Este problema repercute en la calidad de los productos y servicios ofrecidos, y también de la propia imagen de la compañía. - Creación de un sistema de comunicación informal debido a las carencias de la estructura formal. Estos sistemas, en muchas ocasiones, en vez de informar distorsionan la realidad de los hechos. |
Para evitar estas situaciones en nuestro contexto
laboral se recomienda hacer un diagnóstico, cuyos resultados darán pie a un
plan estratégico que incluya formación en comunicación para los miembros de la
empresa, y la delimitación del contenido y manejo de la información.
El diagnóstico ayuda a reconocer los problemas de
ineficiencia comunicacional interna y a renovar la voluntad de implementar una
política para superarlos. Estas son las primeras condiciones para encarar los
problemas.
El siguiente paso, y no menos importante, será
involucrar a los productores (emisores) y a los destinatarios (receptores) de
nuestros mensajes, a que compartan la necesidad de mejorar la comunicación
interna y aporten su actitud proactiva para que la situación inicial se
modifique. Asimismo, se necesitará del compromiso de los directivos para que
las iniciativas que nazcan a partir del diagnóstico se mantengan en el tiempo,
pues de lo que se trata es de generar una nueva cultura democratizadora de la
información.
TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y HERRAMIENTAS
• Comunicación ascendente: Es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarquía.
• Comunicación descendente: Es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía.
Cada tipo de comunicación requiere de unas herramientas diferentes de comunicación. Por ejemplo, entre las herramientas de comunicación descendente encontramos:
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COMUNICACIÓN
DESCENDENTE
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COMUNICACIÓN
ASCENDENTE
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|
•
Tablones de anuncios.
• Periódico interno. • Carta al personal. • Jornada de puertas abiertas. • Reuniones de información. • Entrevista individual. |
•
Entrevista.
• Programa de sugerencias. • Sección en el periódico interno. • Por correo. • Buzón de sugerencias. • Intranet. |
Las empresas dispone de un amplio repertorio de
herramientas de comunicación que le permite acercarse al público al que se
dirige, moderar el carácter informativo/afectivo de los mensajes, así como el
grado de formalidad.
No sirve implantar herramientas de comunicación interna si ésta no nace de una auténtica cultura empresarial. Si esta filosofía no está implantada, las herramientas más eficaces no servirán y lo único que se habrá conseguido es perder tiempo y dinero. En el transcurso de los años veremos incrementare el protagonismo de esta actividad.
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